Die digitale Besucherliste
Alle reden von Digitalisierung. Warum nur reden? – Machen!
DSGVO-konforme digitale Erfassung der Daten Ihrer Besucher.
DSGVO-konform
DSGVO-konforme Erfassung Ihrer Besucherdaten.
Mit der Besucherliste erfüllen Sie die geforderten Vorgaben:
- Wahrung der Vertraulichkeit.
- Erfüllung des Grundsatzes der Minimierung; nur die absolut notwendigen Daten werden erfasst.
- Erfassung ausschließlich im Rahmen Ihres berechtigten Interesses, z.B. Anzahl Personen im Gebäude im Falle eines Brandes.
- Automatisches Löschen nach 28 Tagen.
- Nur berechtigte Personen haben Einsicht in die erfassten Daten.
- Präsentieren Sie Regelungen und Vorgaben – über Corona hinaus – welche Ihre Besucher einhalten müssen.
Sichere Datenhaltung
Die erfassten Daten und Unterschriften werden in einem von Ihnen festgelegten Verzeichnis auf dem lokalen Rechner oder in Ihrem Netzwerk gespeichert.
Geschützter Zugriff auf die Übersicht der Besucherdaten sowie deren Bearbeitung.
Erfahren Sie mehr über den Datenschutz der Besucherliste.
Keine versteckten Kosten
Erwerben Sie die Besucherliste zu einem günstigen Einmalpreis im Microsoft-Store.
Keine Werbung.
Keine In-App-Käufe.
Intuitiv und individualisierbar
Nach kurzen Grundkonfiguration ist die Besucherliste in Ihrem Unternehmen einsetzbar. Erfassung der Besucherdaten und der Unterschrift. Die Besucherabmeldung und die Konfiguration befinden sich in einem geschützten Bereich. Eine nachträgliche Bearbeitung oder auch Erfassung von Besuchen ist ebenfalls möglich.
Laden Sie hier eine detaillierte Anleitung für die Besucherliste herunter.
Die digitale Besucherliste bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Begrüßungsbildschirm für Ihre Besucher mit einem anpassbaren Hintergrundbild zu individualisieren. Beachten Sie bitte die Hinweise in der oben erhältlichen Anleitung hierzu.
Hinterlegen Sie im Arbeitsverzeichnis der digitalen Besucherliste ein PDF mit Ihrer Datenschutzerklärung, um diese Ihren Besuchern direkt im Programm zu präsentieren. Laden Sie hier eine Vorlage für Ihre Datenschutzerklärung herunter. ACHTUNG: es handelt sich nicht um eine vollständige Datenschutzerklärung für Ihr Unternehmen, sondern ist ausschließlich auf die Besucherliste bezogen. Die Abschnitte, die durch Ihre individuellen Angaben ersetzt werden müssen sind farblich gekennzeichnet.
Fragen und Antworten (FAQ)
Sie haben Fragen? Wir haben Antworten!
Warum sollte ich meine Besucher in einer Besucherliste erfassen? Und darf ich das nach DSGVO überhaupt?
Eine Erfassung der Personen, die Ihr Unternehmen besuchen macht z.B. für die folgenden Anwendungsfälle Sinn:
- Im Falle eines Feuers besteht die Möglichkeit, die genaue Anzahl der im Gebäude befindlichen Personen festzustellen.
- Haben alle Besucher nach Arbeitsschluss das Gebäude verlassen?
- Zur Aufklärung eines eventuellen Sicherheitsvorfalls.
- Zur Klärung eines Versicherungsfalls mit Ihrer Betriebshaftpflicht.
Nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO ist die Erfassung von personenbezogenen Daten zulässig, wenn hierfür ein berechtigtes Interesse der verantwortlichen Stelle liegt. Alle oben aufgeführten Fälle stellen ein berechtigtes Interesse Ihrerseits dar.
Warum sollte ich meinen Papierblock nach DSGVO nicht mehr für die Besuchererfassung benutzen?
Ein Papierblock – insbesondere, wenn eine Seite für mehrere Besucher genutzt wird – genügt nicht dem Anspruch der Vertraulichkeit (Art. 5 Abs. 1 f. DSGVO).
Sie müssen sicherstellen, dass nur die Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, die personenbezogenen Daten Ihrer Besucher einsehen können. Dazu gehört in keinem Fall der nächste Besucher und wahrscheinlich auch nicht die Personen, die im Vorbeigehen einen Blick auf Ihren Papierblock werfen können (s. auch den Abschnitt zur Sicherheit der Verarbeitung der DSGVO, Art. 32 Abs. 1).
Was bedeutet Digitalisierung in diesem Zusammenhang eigentlich?
Digitalisierung am Beispiel der Besucherliste bedeutet, dass Sie den Prozess der Besucherregistrierung von einer analogen Erfassung in Papierform auf eine digitale, computergestützte Erfassung umstellen.
Warum kann ich mit der Besucherliste nur so wenige Daten erfassen?
Für die Erfassung personenbezogener Daten gilt nach Art. 5, Abs. 1c DSGVO der Grundsatz der Minimierung. Das heißt, es dürfen dem Zweck der Erfassung entsprechend nur die absolut notwendigen Daten erfasst werden. Auch wenn für eine spätere Nutzung z.B. das Geburtsdatum des Besuchers für Sie interessant wäre (Kundenpflege) ist diese Erfassung für die Besucherregistrierung nicht relevant und damit nicht zulässig.
Benötige ich ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten? Und was ist das eigentlich?
Wenn Ihr Unternehmen mehr als 250 Mitarbeiter hat (beachten Sie die Hinweise unter Art. 30, Abs. 5 DSGVO), benötigen Sie nach Art. 30 DSGVO ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Dabei handelt es sich um ein Verzeichnis aller Anwendungen, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen, in denen personenbezogene Daten erfasst werden.
Dazu gehört auch die Besucherliste.
Alle Angaben wurden nach bestem Wissen recherchiert. Wir geben jedoch keine rechtliche Gewähr auf die hier getätigten Aussagen.